Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）は、Microsoftが提供するタスク管理ツールの1つであり、チーム内でのタスク管理を効率的に行うことができます。
このツールを利用することで、タスクの作成や優先度の設定、担当者のアサイン、進捗状況の共有など、様々なタスク管理機能を簡単に利用することができます。
本記事では、Microsoft Plannerの基本的な使い方や応用的な使い方、他のツールとの連携方法、チーム内での活用方法などを解説します。
初心者でも簡単に理解できるように、わかりやすく説明していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
Microsoft Plannerとは
Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）は、Microsoft社が提供しているタスク管理ツールです。
Microsoft Plannerは、Microsoft 365サブスクリプションに含まれているアプリケーションなので、一部のプランでは無料で利用できますが、全ての機能を利用するためには、特定のプラン（※）に登録する必要があります。
| ※Microsoft 365 Business Essentials、Microsoft 365 Business Premium、Microsoft 365 Enterprise E1、E3、E5、およびMicrosoft 365 Educationプラン |
無料版は容量や機能制限が多いため、上記プランに登録して利用するのがおすすめです。
Microsoft Plannerの特徴
タスクがカード形式で表示されるいわゆるかんばん方式でタスクを管理できるのが特徴で、タスクをドラッグアンドドロップでカテゴリーを分けたり、優先度を変更したりできるので視覚的かつ直感的にタスク管理を行えます。
Outlook、Teams、OneNote、SharePointといったMicrosoft 365アプリケーションとシームレスに連携できるのが最大の強みで、組織やプロジェクトチーム内でのタスク管理で真価を発揮します。
【Tips】かんばん方式とは？
| かんばん方式は、タスクをボード上にカードとして書き出し、それぞれのカードをワークフローのステージに分類するタスク管理の手法の1つです。 例えば、「やるべきこと」「進行中」「完了」という3つのステージを作成し、タスクの状況に合わせてカードをそれぞれのステージに分類できます。 この方法を使ってタスクを管理すれば、タスクが今どこにあるのか、どのくらい進んでいるのか、どのくらい残っているのかが一目で分かります。 また、カードには色分けや期限などの情報を付けることができ、プロジェクトの全体像をよりわかりやすく表現することができます。 かんばん方法は、もともとはトヨタ生産方式の一環として生み出されましたが、ソフトウェア開発やプロジェクト管理など、さまざまなシーンで使用されるようになりました。 |
Microsoft Plannerで出てくる用語の整理
Microsoft Plannerの使い方を紹介する前に、Microsoft Planner独自の用語を整理しておきましょう。
Microsoft Plannerはプラン、バケット、タスク、チェックリストの4つから構成されています。
階層に分けると下記の図のようになります。
実際の画面で見てみるとそれぞれ下記のように表示されます。
プラン（大分類）
Microsoft Planner上で最も大きな分類の単位。プロジェクトやチームごとにプランを作成するのが一般的で、プランごとにアクセス制限をかけることもできます。
バケット（中分類）
プランの1つ下の階層にある分類の単位で、カテゴリーや進捗状況に合わせて分類することができる。
タスク（小分類）
バケットの1つ下の階層にある分類の単位で、主に作業内容を表す。
チェックリスト
タスクの1つ下の階層にある分類の単位で、タスクをさらに細分化したサブタスクのようなもの。
【基本編】Microsoft Plannerの使い方
Microsoft Plannerの起動方法、基本的な使い方について解説していきます。
Teams上でMicrosoft Plannerを利用したい方はこちらから手順をご確認ください。
【1】Microsoft Plannerを立ち上げる
まず、Microsoft 365（旧 Office 365）にログインします。ログインできたら「すべてのアプリ」→「Planner」の順にクリックします。
「Planner」の画面が表示されたら「新しいプラン」をクリック。
プランの名称は適宜入力してください。プロジェクトの名称やチーム、グループ名などがおすすめです。
チームでタスクを共有したい場合は「パブリック」にチェック、個人のみで利用する場合は「プライベート」にチェックを入れて「プランを作成」をクリック。
少し待ちます。
この画面になったら起動完了。Microsoft Plannerを使う準備が整いました。
【2】タスクを作成する
「タスクを追加」をクリック。
タスク名を入力し「タスクを追加」をクリック。
（期限の設定とタスクの担当者もここで設定できますが、後からでも設定・変更可能です。）
今回は「企画書の作成」という名称でタスクを作成し、期限を4/1に設定しました。
下記画像のような状態になればタスクが作成できています。
作成したタスクが完了したら、下記画像赤枠内の「〇」にチェックを入れてください。
この画面からタスクが消えステータスが「完了」へと変更されます。
【3】バケットの追加し、タスクを移動する
「バケット」は、タスクを仕分けるカテゴリーのようなもので、タスク管理をより分かりやすく、見やすくするための機能です。
最初は「To Do」というバケットしかありませんが、「新しいバケットの追加」をクリックし、バケット名を入力すると作成できます。
カテゴリーやワークフローの進行状況などシーンに合わせてバケットを活用しましょう。
カテゴリーごとにバケットを分類する場合
「提案資料作成」「見積書作成」「発注対応」「請求書作成」といったタスクのカテゴリーごとに分類した例です。
ワークフローでバケットを分ける
「受注」→「商品発送」→「請求書発行」→「お支払い確認」というワークフローでバケットを分類した例です。
【実用編】Microsoft Plannerの便利な機能
Microsoft Plannerでは、タスクごとに下記のような詳細設定が可能です。
- ラベル
- 進行状況
- 優先度
- 繰り返し
- チェックリスト
それぞれについて解説します。
ラベルの設定、編集・カスタマイズ方法
タスクごとにラベルを付けて色分けすることができます。
「ラベルを追加」をクリック。
好きな色の隣にある鉛筆マークをクリックし、ラベル名を設定します。
作成したラベルを選択し、タスクに設定するとこのように表示され、よりタスクが見やすくなります。
進行状況の設定
タスクの進行状況（ステータス）を設定できます。
赤枠部分をクリックしてステータスを選択。
進行状況のステータスに合わせて「処理中」か「完了」か選択してください。
「完了」を選択するとタスクが終了になるので画面から消えてしまいます。タスクが処理中の場合、間違えて設定しないよう気を付けましょう。
優先度の設定
タスクの期限だけではなく優先順位の設定も可能なので、期限が同日のタスクに優先順位を付けておくとより正確なタスク管理が行えます。
赤枠部分をクリック。
デフォルトの優先順位は「中」に設定されているので、状況に合わせて「緊急」「重要」「中」「低」の中から選択してください。
繰り返しの設定
定期的に繰り返し行うルーティンタスクはこの「繰り返し」を設定しておくとタスクを作成する手間が省けます。
赤枠部分をクリック。
デフォルトが「繰り返しなし」に設定されているので、繰り返しの頻度を選択すれば設定完了です。
繰り返し設定を「毎週」にして、赤枠内をクリックしタスクを「完了」してみます。
すると、完了したと同時に期限が翌週の新たなタスクが追加されます。
チェックリストの追加と使い方
タスクごとにチェックリストを設定できます。
タスクに付随するサブタスクとしてチェックリストに入力しておくと、タスクの抜け漏れがなくなるのでおすすめです。
Microsoft Plannerの便利な活用方法
フィルター機能の使い方
Microsoft Plannerのフィルター機能は、プラン内のタスクを検索し、表示する際に便利な機能です。
フィルターは「期限」「優先度」「担当者」「進捗状況」などの条件に基づいてタスクを絞り込み、表示することができます。
これにより、特定のタスクやチームメンバーのタスクを素早く見つけることができます。
- タスク一覧ページの上部にある「フィルターアイコン」をクリック
- フィルタリング条件を選択し、該当するタスクのみを表示するようにします。
Microsoft TeamsでMicrosoft Plannerを利用する方法
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）を使用している方であれば、Microsoft Plannerと直接連携して使用することができます。
この連携により、Microsoft Teams内でチームのタスクを管理することができます。
Microsoft Teams内でMicrosoft Plannerを使用するには、まずTeamsにチームを作成し、Plannerを追加する必要があります。
TeamsにPlannerを追加するには、Teamsのチームに移動して、「＋」マークをクリックしてタブを追加します。
「Planner」を選択し、「プランの作成」をクリック。
「新しいプランを作成する」にチェックを入れ、タブ名（プラン名）を入力して「保存」をクリック。
これで、TeamsでPlannerを使ってタスクを管理することができるようになります。
基本的な使い方はMicrosoft Plannerと同じなので、「【基本編】Microsoft Plannerの使い方」のセクション参考にしてください。
まとめ
Microsoft Plannerは、チームのタスク管理やプロジェクトの進捗状況の可視化に役立つツールです。
直感的なユーザーインターフェースで簡単に操作でき、タスクの割り当てや進捗状況の共有、カスタムビューの作成などタスク管理に必要な様々な機能が備わっています。
また、Microsoft PlannerはMicrosoft TeamsやOutlookとの連携が可能でチーム内でのシームレスなコミュニケーションや予定の確認を実現できます。
プロジェクトの管理やチームのタスク共有をより効率的に行いたいと考えている方には、ぜひMicrosoft Plannerの活用をお勧めします。